Obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés
Toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions de sécurisation des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité, en vue du contrôle de l’administration fiscale.
1. Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel/système de caisse sécurisé ?
Sont principalement concernés les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.
Ne sont pas concernés par cette obligation :
- Les professionnels non soumis à la TVA (franchise en base ou exonération de TVA).
- Les professionnels dont la clientèle est exclusivement composée de professionnels.
2. Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé ?
Le professionnel n’a pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour réaliser ses encaissements.
En revanche, dès lors qu’il en utilise un, celui-ci doit satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Note importante :
- Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.
- Dans le cadre du e-reporting et de la facturation électronique, les données de caisses devront être remontés à l’état. Si vous n’avez pas de logiciel de caisse, vous devrez saisir le z de caisse sur la plateforme agrée chaque jour…
3. Quels sont les logiciels concernés ?
L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.
Précision :
- Un logiciel multi-fonctions qui, d’une part, enregistre un paiement et, d’autre part, génère un enregistrement comptable en mode « brouillard » (avec possibilité de modifications avant intégration définitive en comptabilité) est soumis à l’obligation de certification.
4. Quels sont les justificatifs à produire ?
Seul le certificat délivré par un organisme accrédité est admis comme preuve de la conformité du logiciel ou système de caisse.
Évolution au 16 février 2025 :
- Depuis le 16 février 2025, l’auto-certification par attestation individuelle de l’éditeur est supprimée.
Mesures transitoires :
- Du 16 février 2025 au 31 août 2025 : les assujettis utilisant un logiciel ou système non certifié peuvent continuer à justifier de sa conformité par l’attestation individuelle de l’éditeur.
- À compter du 1er septembre 2025 et jusqu’au 31 août 2026 : tout logiciel ou système utilisé par un assujetti devra soit bénéficier d’un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité, soit avoir fait l’objet d’une demande de certification par son éditeur.
- À compter du 1er septembre 2026 : tout logiciel ou système soumis à l’obligation devra être certifié par un organisme certificateur accrédité.
Attention pratique :
- L’entreprise doit s’assurer de détenir le certificat correspondant à la version du logiciel effectivement utilisée.
Contrôles possibles par l’administration fiscale :
- À l’occasion d’une vérification de comptabilité.
- Lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.
Sanctions :
- L’absence de certification est passible d’une amende de 7 500 € par logiciel ou système utilisé et non sécurisé, avec obligation de mise en conformité sous 60 jours.