Fichier des écritures comptables (FEC)
En cas de contrôle fiscal, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ont l’obligation de transmettre leurs écritures comptables sous la forme d’un fichier unique : le Fichier des écritures comptables (FEC). En cas de défaut de présentation ou de fichier non conforme (erreur, omission, insuffisance…), les sanctions sont importantes.
1) Pourquoi un FEC ?
Le FEC permet à l’administration fiscale de gagner en efficacité lors des contrôles et de s’assurer que les contribuables n’utilisent pas l’informatique pour altérer, modifier ou refaire leur comptabilité, ni pour contourner les règles fiscales.
2) Quelles entreprises sont concernées ?
Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée sont concernées, quel que soit leur régime fiscal, sous réserve de rares exceptions.
Ne sont pas concernées :
- Les entreprises qui tiennent leur comptabilité manuellement.
- Les exploitations agricoles relevant du régime du forfait.
Cas particuliers :
- Les SCI doivent fournir un FEC en cas de vérification de comptabilité dès lors que leurs documents comptables sont tenus sous forme informatisée.
- Tolérance: les SCI relevant exclusivement des revenus fonciers et ne comprenant que des associés personnes physiques sont dispensées de présenter un FEC.
- Attention: si la SCI a opté pour la TVA, elle doit présenter des documents comptables et, le cas échéant, un FEC.
- Les entreprises au régime micro doivent remettre un FEC au début de la vérification si leurs documents comptables sont établis au moyen d’un système informatisé.
3) Quand faut-il établir le FEC ?
Le FEC contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice. Il doit être remis à l’administration au début des opérations de contrôle, c’est‑à‑dire lors de la première intervention sur place.
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4) Quel format doit respecter le FEC ?
Dans le cas général, le FEC comporte 18 champs obligatoires, notamment :
- Le code journal.
- Le numéro séquentiel de l’écriture.
- La date de comptabilisation.
- Le numéro de compte, en référence au Plan comptable général (art. 432-1).
- La référence de la pièce justificative.
- Le montant au débit.
- Le montant au crédit.
- Etc.
Exigences complémentaires :
- L’entreprise doit être en capacité de produire un FEC conforme répondant précisément à la norme technique en vigueur.
- La permanence du chemin de révision comptable doit être garantie, des pièces justificatives jusqu’aux écritures comptables.
- Les écritures de centralisation doivent être écartées au profit du détail ligne à ligne de chaque opération enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.
- Les écritures doivent être validées au moment du dépôt des déclarations de TVA (mensuelles ou trimestrielles) et avant l’envoi de la liasse fiscale.
5) Quels risques en cas de défaut ou d’erreur ?
En cas de défaut de présentation, de remise non conforme ou de non‑respect de la codification du FEC, les sanctions encourues sont :
- 5 000 € par exercice.
- Ou, en cas de rectification, 10 % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est plus élevé.
Des suites aggravées sont possibles :
- Déclenchement d’une procédure d’évaluation d’office pour opposition au contrôle si l’entreprise refuse de transmettre les documents comptables dématérialisés ou s’oppose aux traitements informatiques sur sa comptabilité.
- Redressement et pénalités si la comptabilité ne respecte pas les règles comptables.